Riporto l’estratto di un articolo di Harvard Business Review scritto da Diego Polo Fritz, che affronta il tema, a me caro, dell’assenza di responsabilizzazione nelle aziende italiane, frontiera dell’organizzazione che non è più in grado di portare risultati.
Come ho sempre sostenuto, ciascuna funzione aziendale deve considerarsi parte di un processo, che non può compiersi fino in fondo se incontra blocchi, ostacoli o resistenze: un’informazione tecnica giunta fuori tempo, un aspetto di marketing non comunicato, una valutazione di costo errata, producono lo stesso effetto di una mancata vendita; di fatto a volte ne sono la causa.
“Siamo oramai abituati a considerare la mancanza di performance aziendale come il risultato della crisi economica. (…) Purtroppo i problemi sono sì esterni, ma spesso anche interni all’ impresa. E non mi riferisco necessariamente a elementi di natura strategica (ad esempio, un’acquisizione che non ha portato i frutti che ci si aspettava), quanto piuttosto alla frequente mancanza di una sana e rigorosa gestione. (…)
Sto parlando della necessità, per molte aziende, di creare le condizioni per cui gli interessi dell’azienda stessa e dei suoi dipendenti (anche di una certa responsabilità) siano sufficientemente allineati. (…) Solo se ci si sente responsabili per la performance aziendale si passerà una quota importante del proprio tempo a ragionare su come rafforzare la propria organizzazione. Continuamente ed in modo strutturale.
(…) Ma il capo non istruisce i propri colleghi su cosa bisogna fare? Certo. Ma non c’è paragone tra la potenza di un’organizzazione dove le persone si comportano da sole in questo modo, rispetto a quella dove le iniziative di rafforzamento vengono solo dall’alto. 10 cervelli (tutto il management team) sono meglio di 1 (il capo, da solo).
(…) La definirei il circolo virtuoso della responsabilizzazione manageriale. E’ fatta di quattro momenti, tutti guidati dal vertice:
Assegnazione responsabilità economiche. E’ fondamentale disaggregare il conto economico e assegnare la responsabilità di gestione di ogni sua linea a un componente della prima linea dell’azienda. L’assegnazione deve essere esplicita e pubblica.
Assegnazione obiettivi. Tutto il management team deve avere come obiettivo principale il reddito dell’azienda. In aggiunta, il responsabile della gestione della singola linea di conto economico deve avere obiettivi in merito. Gli obiettivi devono essere inseriti a budget e l’assegnazione deve essere esplicita.
Formulazione interventi di potenziamento. Ogni componente della prima linea deve formulare gli interventi di potenziamento necessari per ottenere gli obiettivi che sono stati assegnati e li deve concordare con il vertice.
Controllo risultati operativi ed economici. Il vertice deve incontrare singolarmente ogni componente della prima linea per discutere l’avanzamento dei lavori di potenziamento. La verifica della performance dovrà essere fatta sulla base di report di controllo economico ed operativo. (…)
La chiave di tutto questo è il rigore e l’attenzione al dettaglio.”
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‘Il problema che si affronta ogni mattina, come un bambino urlante che deve essere nutrito ADESSO. E’ la tua casella di posta elettronica, carica di lettere maiuscole e punti esclamativi e di missive con dicitura URGENTE’.
E’ quanto scrive su Forbes Stephanie Losee, Managing Editor di Dell, in un post dal titolo ‘Managing Distraction: How and Why to Ignore your Inbox‘.
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Come riportato in ‘Stop Email Overload‘, post di Harvard Business Review Blog Network, Best Practices, controllare le e-mails e ridurre i loro effetti insidiosi sulla produttività è necessario anche secondo gli esperti David Allen e Bob Pozen autori rispettivamente dei libri ‘Getting Things Done’ e ‘Extreme Productivity’.
‘I receive hundreds of emails a day.
I can spend my whole day responding to incoming messages.
I can’t find anything in my inbox.’
Quando questa sembra essere la sequenza di affermazioni che riguardano la posta elettronica, le aziende devono prendere provvedimenti seri per gestire le email: Volkswagen ha introdotto la policy secondo cui i dipendenti devono spegnere i loro blackberry durante i giorni di ferie.
Misure drastiche tuttavia sono sconsigliate.
Poche regole, ma efficaci, la maggior parte delle quali deriva dalla semplice rimozione di inefficienze nel sistema di gestione aziendale:
- se l’organizzazione ha un sistema ambiguo di decision making e le persone non ottengono ciò di cui hanno bisogno dai colleghi, inonderanno il sistema di e-mails e di richieste di meeting. Secondo Allen ‘e-mails ben gestite riducono la necessita’ di meetings e meetings ben gestiti riducono il flusso di e-mails’;
- attraverso una più specifica definizione dei ruoli dei propri collaboratori, che devono essere consapevoli delle loro responsabilità e conoscere quali tematiche richiedono un coinvolgimento più elevato, si possono ridurre le for your information e-mails.
Non aspettare che una policy aziendale risolva il problema delle e-mails ma partire da ciò che si è in grado di controllare ovvero dal proprio comportamento, aiuta a risolvere efficacemente il problema:
- non cliccare ‘Rispondi a tutti’ se tutti non hanno bisogno di sapere ciò che hai da dire;
- non affidare alle e-mails temi complessi come cambiamenti di policy aziendale, che generano un continuo ‘botta e risposta’. Riconosci cosa è meglio trattare face to face o per telefono;
- rispondi chiaramente e velocemente a chi necessita di una tua risposta, questo ridurrà il numero di e-mails che ricevi.
Da Forbes a HBR, per tutti la soluzione è la stessa: scegli dei momenti durante il giorno nei quali controllare la casella di posta, altrimenti lo farai ogni 5 minuti e spenderai tutto il giorno a leggere e-mails, facendolo appunto diventare il tuo lavoro.
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NON ESSERE UN IMPRENDITORE, COSTRUISCI SISTEMI
Come possono le aziende avvantaggiarsi del crowdsourcing per realizzare le loro campagne pubblicitarie e di comunicazione? Ovvero come attingere dal proprio pubblico idee destinate a colpire e coinvolgere questo stesso pubblico?
Il sito Zooppa.it si propone quale punto di incontro fra azienda e pubblico, presentando gare creative sponsorizzate da brand famosi che pubblicano un brief dando la possibilità a ciascun utente web, con una semplice iscrizione, di inviare i propri contributi di grafica, video, banner, concept. Le aziende mettono in palio un montepremi e reclutano così via web le migliori proposte media, facendosi pubblicità.
Un ‘leapfrog effect‘ sia per i brand, che raccolgono idee proprio dal loro pubblico, sia per coloro che propongono contributi creativi dando visibilità al loro portfolio.
Vi propongo alcune gare che ho selezionato, con alcuni dei contributi più creativi:
Wella. Il brief in breve: Realizza un’idea creativa per il marchio di prodotti di Styling Shockwaves. Clicca qui per i dettagli su brief, creatività, materiali.
Per i dettagli sull’autore clicca qui.
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Henkel. Il brief in breve: reinterpretare creativamente i codici a barre dei prodotti della detergenza, diventando così portavoce della “EAN Revolution”: l’EAN è uno dei massimi simboli della standardizzazione; elaborarlo per renderlo una vera e propria opera di design. Clicca qui per i dettagli su brief, creatività, materiali.
Per i dettagli sull’autore clicca qui.
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Attuali e future gare che ritengo particolarmente interessanti saranno visibili alla pagina Take a Break di questo Blog (clicca qui o sulla barra menu’). Perchè prendersi una pausa non significa perdere del tempo…
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Abbiamo aperto l’anno con i consigli per una migliore gestione del tempo; continuiamo a coltivare i buoni propositi del 2013 con un prezioso contributo di Marco Lucarelli che ha recensito in Letture per Manager il libro What To Do When There’s Too Much To Do: Reduce Tasks, Increase Results, and Save 90 Minutes a Day di Laura Stack.
Di risorse aggiuntive neanche se ne parla. I tagli al budget li conoscete anche voi quindi inutile chiedere. Però, tra riunioni, presentazioni, centinaia di mail e un black berry perennemente lampeggiante cominciate a vacillare.
Perché nell’era della competizione senza confini, la pressione sui risultati e la richiesta di velocità nell’execution sono sempre più forti costringendovi a lunghe ore passate al lavoro. Però, e questo è un dato, all’aumentare delle ore trascorse al lavoro corrisponde anche una diminuzione della produttività. Le tradizionali tecniche di “time management” sono ormai obsolete e non più in grado di sostenere le pressioni che la competizione impone.
In questo libro “What to Do When There’s Too Much to Do: Reduce Tasks, Increase Results, and Save 90 a Minutes Day”, l’autrice Laura Stack ci offre un sistema per fare di più lavorando meno. Indice, Prefazione, Introduzione, Capitolo I qui in anteprima.
Seguendo i suoi consigli, passo dopo passo, riusciremo a organizzare meglio il nostro lavoro concentrandoci solo su quei task davvero importanti e che portano valore. Lasciando perdere tutto il resto, adottando strategie per rimanere concentrati, diminuire le inefficienze e tenere alla larga distrazioni e le continue interruzioni da parte del solito collega invadente.
1. Determine what to do. 2. Schedule time to do it. 3. Focus your attention. 4. Process new information. 5. Close the loop. 6. Manage your capacity.‘
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SDA Bocconi School of Management ha avviato una ricerca allo scopo di analizzare le varie dimensioni della complessità aziendale nella media impresa italiana che aiuti imprenditori e manager a trovare le risposte adeguate ad affrontare con serenità e competenze le sfide del mercato.
Per rispondere a questa esigenza SDA Bocconi School of Management, in collaborazione con SAP Italia, mette a disposizione on line uno strumento di autovalutazione che consente di avere un quadro delle complessità dell’azienda alle quali porre maggior attenzione.
La compilazione della websurvey, qui accessibile, permette di avere immediatamente a disposizione un rapporto personalizzato con la descrizione delle dimensioni di complessità più interessanti per la propria azienda, nonché quelle da affrontare nello specifico, fra le quali potrebbero emergere:
- assetto manageriale
- assetto internazionale
- strategie di crescita
- sistema di fornitura
- go to market model
Inserendo la propria mail si riceve inoltre in anteprima copia dei risultati della ricerca, rendendo possibile il confronto con l’intero campione dell’indagine.
Così Gianluca Salviotti, responsabile della ricerca insieme a Severino Meregalli: “Analizzeremo una serie di casi aziendali, attraverso interviste al top management per capire quali tipi di complessità affrontano le aziende quando ad esempio intraprendono un cammino di internazionalizzazione, andando ad operare in mercati complessi, o quando attuano una diversificazione o ancora si quotano o modificano l’assetto societario”.
